Licences et équipements : l'administratif et la logistique que personne n'aime gérer, mais qui sont indispensables au fonctionnement du club. Voici comment s'organiser efficacement.
Les licences FFF : comprendre le système
En France, tout joueur doit être licencié à la Fédération Française de Football (FFF) pour participer aux compétitions officielles.
Types de licences
- Licence compétition : permet de participer aux matchs officiels
- Licence loisir : pour la pratique hors compétition
- Licence dirigeant : pour les bénévoles non joueurs
- Licence éducateur : pour les entraîneurs
Ce que couvre la licence
- Assurance en cas d'accident
- Droit de participer aux compétitions
- Accès aux formations fédérales
Le processus de licenciement
Documents nécessaires
- Fiche d'inscription complétée et signée
- Certificat médical de non contre-indication (valable 3 ans généralement)
- Photo d'identité
- Autorisation parentale pour les mineurs
- Règlement de la cotisation
Étapes du processus
- Collecte des documents auprès du joueur/famille
- Vérification de la complétude du dossier
- Saisie sur Footclubs (plateforme FFF)
- Validation par le club puis le district
- Réception de la licence (dématérialisée)
Un joueur sans licence valide ne peut pas jouer en compétition. Une participation non couverte expose le club à des sanctions et le joueur à un défaut d'assurance.
Suivi et renouvellement des licences
Le suivi des licences implique de :
- Suivre les statuts : en attente, validée, refusée
- Anticiper les renouvellements chaque saison
- Vérifier les certificats médicaux arrivant à expiration
- Gérer les mutations (joueurs venant d'autres clubs)
Bonnes pratiques
- Tenir à jour un tableau de suivi des licences
- Relancer les dossiers incomplets avant la reprise
- Vérifier systématiquement avant chaque match
Gestion des équipements
Les équipements d'un club de foot comprennent :
Équipements individuels
- Maillots (domicile, extérieur)
- Shorts
- Chaussettes
- Survêtements
- Sacs
Équipements collectifs
- Ballons (entraînement, match)
- Chasubles
- Cônes, plots
- Buts mobiles
- Trousse de secours
Organiser les commandes d'équipements
Commandes individuelles (début de saison)
- Définir les produits disponibles à la commande
- Collecter les tailles et quantités par joueur
- Gérer les paiements (acompte, solde)
- Passer la commande groupée au fournisseur
- Réceptionner et distribuer
Fixez une date limite ferme pour les commandes. Les retardataires devront attendre la commande suivante ou commander individuellement.
Suivi des paiements
Pour chaque commande, suivez :
- Qui a commandé quoi
- Qui a payé (et combien)
- Qui a reçu ses équipements
Suivez licences et équipements avec Klubby
Klubby permet de suivre les licences de chaque membre et de gérer les commandes d'équipements : statuts, paiements, distribution. Tout est centralisé.
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